編者按：電子郵箱是我們進行社交的一種重要工具，然而對於接收郵件十分頻繁的人羣而言，閲讀電子郵件的時間就佔據了他們生活的大部分。杜克大學行為經濟學家Dan Ariely對此十分關注，他與人合作設計了兩款應用以解決這個問題。另外一位教授還提出了“批處理”的概念，設想讓人一天之中只在3個時間段處理郵件。
什麼可以使人們更愉悦地工作？什麼可以防止人們暴飲暴食？人們為什麼喜歡在啤酒裏摻香醋？這些是杜克大學行為經濟學家Dan Ariely在過去幾年所研究的一些問題，範圍包括各種重大問題和日常問題。他試圖剔除人類動機和決策中的複雜性。他的研究中經常出現兩條線索：為什麼人們經常做出糟糕的選擇；如何對生活中的小事進行調整以消除不必要、不合理的痛苦。
Ariely經常收到數百封電子郵件，其中還不包括垃圾郵件。所以，當他意識到閲讀和發送電子郵件正在越來越多地消耗他的時間的時候，他想知道是不是能夠改善這個狀況。他能採用什麼樣的小技巧，在整體上減輕壓力？
“每個人都意識到自己目前使用電子郵件的方式對生產力的破壞有多大”，Ariely告訴我。麥肯錫諮詢公司估計，管理電子郵件要佔用有知識的工人四分之一的工作時間，Ariely被這一問題所吸引，並對很多人每天花費大量時間做此類事物進行了批判性思考。“我關心人們錯誤管理健康、金錢和時間的方式，”他説，“其中，改善時間管理方式可能是最簡單的、無需進行完美的優化，而是做一些實質性的改進即可。”
電子郵件的一個功能有待改進。每個新的郵件，無論是非常緊急的還是完全沒有價值的，都會立刻發出提醒，而事實上大多數人在郵件到達時很難忽略消息。例如，在2002年的一篇論文中，研究人員發現，對70％的消息而言，員工平均花費6秒鐘來對一個未讀電子郵件的通知做出反應。（也許，15年以後平均時間甚至變得更短。）而這些中斷造成了不合理的成本（在生產力和壓力方面），因為人們需要一段時間恢復到最初知道消息到來時進行任務的狀態。
“我們應該質疑的第一種觀點是，所有電子郵件都需要被平等對待，”Ariely説，“每個電子郵件都能打斷人的工作嗎？來自老闆的電子郵件是否與他訂閲的每週行業通訊一樣重要？”為了了解這些問題的答案，他在他的博客上發佈了一項調查問卷，要求受訪者查看他們最近收到的40封電子郵件，依次回答在收到通知後隔了多長時間閲讀各封電子郵件：立刻閲讀？兩個小時後閲讀？一個星期後閲讀？還是永遠不打開？
他發現，受訪者認為大約三分之一的消息是沒有必要閲讀的，只有十分之一的電子郵件是重要到必須在收到的五分鐘內讀取的。
當被要求對40個最近的電子郵件的時效性分類時，Ariely的調查者們表示大多數並不緊急。
圖：收到的郵件需要多久之內看完？
通過分析這些數據，Ariely發現了造成目標低效的一個原因。每個電子郵件在默認情況下都會觸發通知，但是不是每一封電子郵件都需要通知。因此，在過去曾經和他合作的一些軟件開發人員的幫助下，他試圖設計一種方法來調整電子郵件中的默認設置。這項工作的成果是一個叫Filtr的應用程序，允許用户根據發件人制訂簡單的規則，決定電子郵件出現在收件箱的時間。例如，用户設置即時顯示家庭成員的電子郵件，但是不重要的的時事通訊在一天結束的時候才出現。
Ariely沒有做過任何廣泛的用户滿意度調查，但他表示，到目前為止Filtr至少使自己的數字生活更為平和。“通過過濾郵件，篩選出一小部分重要的電子郵件，把不重要的電子郵件放到一邊，極大地提高了我的幸福感。”他説。
他的個人案例可能對其他不良電子郵件有更廣泛的影響。“我認為Dan的想法真的很有趣。”加州大學爾灣分校的信息學教授Gloria Mark説。Mark已經發表了幾項研究成果，證明電子郵件相關的壓力對員工產生了負擔，他們希望在得出任何結論之前研究Filtr的有效性。但她發現這個想法很有前途，因為它恢復了一定程度的控制，她認為缺乏對電子郵件的控制是導致電子郵件給人們帶來壓力的主要原因之一。“我認為，如果人們感覺自己能對信息進行更有力的控制，那麼他們在時間方面的壓力就會大大減輕，”她説。
Ariely對電子郵件的好奇心不僅促使他協助創建了Filtr，同時還創建了Shortwhale，這是一個網絡應用程序，它能把電子郵件轉化為接收者更容易處理的形式。發送消息的人使用Shortwhale會被定向到一個網頁回答幾個問題，比如“這封電子郵件的緊急程度如何？”和“你是否需要答覆？”當發件人以這種形式輸入消息時，他們被提示“直奔主題”，並被鼓勵“儘可能做做選擇題”。
Ariely非常喜歡Shortwhale，他説這些額外信息是一個福音，因為他通常會收到大量的電子郵件，但很少包含重要信息。“我通過Shortwhale學到的是：有很多人……只是想要發給我一些東西，並説‘我們只想要你的信息’。我很高興知道了人們的想法。”
Ariely説該系統有一個非常小的用户羣，確實存在缺點。“在某種意義上説，Shortwhale有一點令人討厭，它給人的感覺是：收件人對發件人説‘當你給我發電子郵件時，請這樣寫！’”他説，“這給了發件人更多的負擔……我不得不説，當我開始使用這個產品時，它的傲慢真的讓我很困擾。”此外，為了發揮Shortwhale真正的強大力量，我們需要將它集成到每個人使用的電子郵件客户端。“想象一下，如果給你發送電子郵件的人很快告訴你，對於這封電子郵件你需要在一週內做出迴應，或者‘沒有必要回應’是什麼樣的場景。通過調查，Ariely了解到不需要回復的發送者和認為他們可能需要回復的接收者之間存在期望差距。
現在，Filtr和Shortwhale都保留了適當的小部件，它們充分地滿足了他們的創作者的需求，一小部分接收大量電子郵件的人，和Ariely一樣，已經學會了接受它們。但對於Filtr，信息學教授Gloria Mark萌生了一個強有力的想法——“批處理”，或在設定的時間批量檢查電子郵件——如果這一功能能夠得以實現並被廣泛運用，那麼就可以使無數人減輕電子郵件方面的壓力。
有兩種不同類型的批處理方式，第一種比第二種更為人所知。生產力博客歌頌第一種批處理方式的優點，它只在設定的時間檢查電子郵件並一次全部處理，而不是在收到每一封電子郵件時處理。這是一個吸引人的想法，而且很多人確信它能消除干擾。但它是否改善了人們的體驗是難以確定的：研究這個問題時，Mark發現使用這種方式處理大量電子郵件的人們認為，自己的生產力提高了，但壓力並沒有減輕。
Mark認為第二種批處理方式將從根本上解決電子郵件相關壓力。“我爭論了多年，我將解釋為什麼組織應該批量處理電子郵件。”Mark説。她的意思是，公司可以進行這樣的設置：發送電子郵件時，發送時間設置為下一次批處理的時間。Mark設想了一種情況，電子郵件分三個階段進行接收：一天的開始時間，午飯後以及一天結束的時候。“這樣做的邏輯是每個人都期望電子郵件每天只發送三次，”她説，“每個人都知道所有人都在某個時間收到電子郵件。”觀點在於，真正造成電子郵件壓力的是社會期望的快速反應——個人無法批量控制，但僱主卻可以做到。
Mark的理想系統允許緊急通信，但不是通過電子郵件。她認為，如果員工需要聯繫而且彼此對時效有要求的話，他們會拿起電話發送即時消息，或者直接面對面交談。
她的解決方案雖然很靈活，但很可能不會很快完成，因為它需要重新構建數字通信社會契約。最近Mark表示，在生活中，電子郵件帶給她的壓力已經不再是曾經的突出問題。這些日子別的事取代了這一問題。“我發現自己每隔一段時間就去刷新聞，”她説。“它逐漸取代了電子郵件所帶來的問題。”
翻譯來自：蟲洞翻翻 譯者ID：鐦-252 編輯：郝鵬程
資料來源：36Kr
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